প্রফেসরকে ই-মেইল (E-mail) করার নিয়ম (নমুনাসহ)

আমেরিকা-কানাডাসহ পৃথিবীর আরো অনেক দেশে উচ্চশিক্ষার জন্য যেতে হলে আপনার যে যোগাযোগগুলো করতে হবে তার প্রধান মাধ্যম হল ইমেইল। তাই যারা উচ্চশিক্ষার জন্য ভাবছেন প্রথমেই কিছু কৌশল রপ্ত করে নিন। আমি আমার অভিজ্ঞতা থেকে আপনাদের সুবিধার্থে বিষয়টা যতদূর পারা যায় লিখব, তবে একটা কথা মনে রাখবেন আমি যেটা লিখছি এটাই যে একেবারে ফাইনাল বা এই ফরম্যাটের বাইরে যাওয়া যাবে না এমনটা কিন্তু নয়।

যারা ইমেইল করবেন একসময় হয়ত আমার চেয়ে আরো অনেক ভালো কিছু শিখবেন অথবা যারা এ পথ অলরেডি পাড়ি দিয়েছেন তারাও চাইলে এখানে কিছু সংযোজন-বিয়োজন করতে পারেন। ইমেইল করা আসলে তেমন আহামরি কোন কঠিন বিষয় না। কিন্তু এইপথে যাদের প্রথম পদচারণা তাদের মনে অনেক প্রশ্ন থাকে। যেমন-কি বলে ডাকব বিদেশি লোকদের বা নামিদামি সব বিশ্ববিদ্যালয়ের বাঘা বাঘা সব প্রফেসরদের। কী লিখব, কোথায় পাব তাদের সম্পর্কে তথ্য বা তাদের ইমেইল আইডি ইত্যাদি। তাই এই লেখায় আমি চেষ্টা করব আপনাদের কমন কিছু জিজ্ঞাসরি উত্তর আমার মত করে দিতে। তারপরও কারো যদি আরো কোনো প্রশ্ন থাকে কমেন্টে লিখবেন।

কেন এবং কাকে ইমেইল করবেন?

আপনার উচ্চশিক্ষার যে খরচ বা ফান্ড বলতে আমরা যেটা বুঝি সেটা আসে মূলত প্রফেসরদের গ্র্যান্ট থেকে যেখানে আপনি কাজ করবেন RA বা TA হিসেবে। ইউনিভার্সিটি বা ডিপার্টমেন্টেও ফান্ড থাকে যেটা সম্পর্কে অন্য আর্টিকেলে বিস্তারিত জানতে পারবেন। এজন্য কোনো টিচারের রিসার্চ ডোমেইন যদি আপনার ইন্টারেস্টের সাথে মিলে যায় তাহলে আপনি আপনার ইন্টারেস্টের কথা তাকে জানিয়ে ইমেইল করতে পারেন। আপনার ইমেইল পড়ে ভালো লাগলে হয়ত আপনাকে আবেদন করতে বলবেন অথবা আপনার সাথে স্কাইপিতে কথা বলার জন্য ডাকবেন অথবা ফান্ড না থাকলে সেটাও জানিয়ে দিবেন।

ইউএসএ তে প্রফেসরদের ইমেইল করাটা অপশনাল কিন্তু কানাডার কিছু কিছু ইউনিভার্সিটিতে আবেদন করার পূর্বশর্তই হল আপনাকে আগে প্রফেসর ম্যানেজ করতে হবে। আপনার যদি ভর্তি সংক্রান্ত সাধারণ কোনো প্রশ্ন থাকে তাহলে আপনি ইমেইল করবেন গ্র্যাজুয়েট কো-অরডিনেটরের কাছে।

কোথায় পাবেন তাদের সম্পর্কে তথ্য?

আমেরিকাতে টিচারদেরকে ফ্যাকাল্টি মেম্বার বলা হয়। প্রতিটা ডিপার্টমেন্টের ওয়েবসাইটে দেখবেন Faculty বা Faculty and Stuff নামে একটা কলাম আছে। ওইখানে যেয়ে আপনি দেখতে পাবেন টিচারদের লিস্ট, তাদের সম্পর্কে তথ্য, তাদের রিসার্চ ইন্টারেস্ট ইত্যাদি। অনেক জায়গায় তাদের ফান্ডিং সার্চে, নতুন স্টুডেন্ট নিবেন কিনা এসব তথ্যও পেতে পারেন। এগুলো না পেলে দেখবেন তাদের রিসেন্ট পাবলিকেশন বা রিসার্চগেটে তাদের সম্পর্কে সার্চ করেও জেনে নিতে পারেন তাদের রিসেন্ট রিসার্চ এক্টিভিটি সম্পর্কে।

কী লিখবেন, কিভাবে লিখবেন?

আমাদের দেশে স্কুল-কলেজে এমনকি ইউনিভার্সিটিতেও টিচারদের মাঝে অনেকক্ষেত্রে পাতা গুনে মার্ক দেয়ার প্রবণতা দেখা যায়। তাই আমরাও অনেকে সোজা কথা ইনিয়ে-বিনিয়ে টেনে লম্বা করে লিখতে অভ্যস্ত হয়ে গেছি যেটা ইমেইল করার সময় একদমই করা যাবে না। আপনার ইনটেনশন, ভাষা, লেখার ভঙ্গি হবে স্ট্রেইট ফরায়োর্ড। কারণ, এত কিছু পড়ার সময় আসলে আমেরিকান প্রফেসরদের নেই। তারা চান জিস্ট লেখা। তাই এতো কিছু দেখে হয়ত প্রফেসরের বিরক্ত হয়ে যাওয়ারও আশঙ্কা আছে। এখন আসি ইমেইলের সাবজেক্ট প্রসঙ্গে। ইমেইলের সাবজেক্ট কী দিবেন এটা অনেক গুরুত্বপূর্ণ বলে আমি মনে করি। কারণ আপনার ইমেইলের সাবজেক্টই বলবে আপনার ইমেইলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে। তাই ভেবেচিন্তে এবং সাবধানতার সাথে আপনার ইমেইলের সাবজেক্ট নির্বাচন করুন।

সম্বোধন করবেন কী বলে?

আমেরিকানরা প্রথম পরিচয়ে অথবা সাধারণত অপরিচিত মানুষজনদের লাস্ট নেম বা ফ্যামিলি নেম ধরে ডাকে। তাই আপনিও আপনার ইমেইলের সম্বোধনে তাদের লাস্ট নেম লিখবেন এবং একটা কথা মনে রাখবেন আপনি যাদেরকে ইমেইল করছেন তাদের অধিকাংশ পিএইচডি ডিগ্রিধারী তাই নামের আগে Dr. লিখতে ভুলবেন না।

ধরুন আপনি যে প্রফেসরকে ইমেইল করবেন তার নাম Qiaozhu Su তাহলে আপনি তাকে Dear Dr. Su, বলে সম্বোধন করবেন অথবা Dear Professor বলতে পারেন। ইমেইলের বডিতে প্রথমেই আপনার কারেন্ট স্ট্যাটাস, রিসার্চ ইন্টারেস্ট সংক্ষেপে লিখবেন। নিজের সম্পর্কে কি ইনফরমেশনগুলো দিবেন। তারপর আপনি ওই প্রফেসরের সাথে কেন কাজ করতে চান, তার কোন কোন পেপার আপনি পড়েছেন, যদি পারেন আপনার ইন্টারেস্টের সাথে প্রফেসরের কাজের একটা লিংকে দেখাবেন। আপনার লেখাটা এমন হতে হবে যেন সেটা পড়ে প্রফেসর বোঝে যে আপনি তার প্রতি যথেষ্ট সিনসিয়ার। জেনেরিক মানে একই রকম ইমেইল সবাইকে দিবেন না।

নিচের স্যাম্পল ইমেইল লক্ষ্য করুন 

Dear Professor,

I am Md. T. Islam. I have completed my B.S Honors from the Institute of Nutrition and Food Science of the University of Dhaka, the leading University of Bangladesh. Now, I want to pursue my MS degree from a reputed university of the United States. I feel an intense interest in the field of Nutrition Related Non-Communicable Diseases because I think it will be the major challenge for the future world as it is increasing very rapidly throughout the world. My GRE aptitude test score is 317 (AWA-3.0, Verbal-150, Quant-167). My undergrad CGPA is 3.67 (1st year-3.30, 2nd year-3.50, 3rd year-3.80, 4th year-3.98) on a scale of 4.0.

I have two research paper and some unpublished research experience as well; they may get the impression that you are not serious about their research. I will take my IELTS on 19th December and will apply for Fall-16. I believe I could easily be able to fill the requirement set by the Michigan State University. I have visited your page online and found myself very much interested in working with you. The arena you are working with is very much fascinating for me. Please, let me know whether it is possible to accommodate and support me in your research group as an MS student. I am eagerly waiting for your kind response.

Sincerely, Md. T. Islam.

একটু খেয়াল করলেই বুঝবেন এটা একটা জেনেরিক ইমেইল। এখানে- I have visited your page online and found myself very much interested in working with you. The arena you are working with is very much fascinating for me. - কথাটা সৰ প্রফেসরকেই লেখা- I have also visited your online page and wish to work with you as an MS student. The arena you are working with is very much fascinating for me especially, the Molecular and cellular metabolism in cancer and obesity as well as the therapeutic approach of bioactive food components for cancer and obesity. I am also interested in working on nutritional epigenetics, diabetes and cardiovascular disease.

এভাবে লেখেন তাহলে প্রফেসর বুঝবেন যে আপনি কিছুটা হলেও তার রিসার্চ এরিয়াগুলো দেখেছেন। আরো ভালো হয় আপনি যদি প্রফেসরের রিসেন্ট দুই একটা পেপার নিয়ে লেখেন। আর এভাবে একেকজন প্রফেসর সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে তাকে ইমেইল করা বেশ সময়সাপেক্ষ কিন্তু অধৈর্য হলে চলবে না।

ইমেইলের উত্তর না পেলে কী করবেন?

আপনি এত কষ্ট করে খেটে খুটে একটা ইমেইল করার পরও দেখা যায় অধিকাংশ ক্ষেত্রে ইমেইলের উত্তর পাবেন না। আর এসময় খারাপ লাগাটাই স্বাভাবিক। আমি অনেক প্রফেসরকে মনে মনে গালিও দিতাম। ভাবটা যেন এমন যে তার সব কাজ ফেলে তাকে আগে আমার ইমেইলের উত্তর দিতে হবে! আসলে আমেরিকান একজন প্রফেসর বাস্তবিক অর্থে অনেক ব্যস্ত থাকেন। আর প্রফেসরদের যোগাযগের প্রধান মাধ্যম যেহেতু ইমেইল তাই তারা প্রতিদিন অসংখ্য ইমেইল পান যার অধিকাংশ আমার চেয়ে হাজারগুণ গুরুত্বপূর্ণ। তাছাড়া আমার ইমেইলের উত্তর তিনি কেন দিবেন? তারপরেও তারা ইমেইলের উত্তর অনেক গুরুত্বের সাথেই দিয়ে থাকেন। কিন্তু আপনাকেও ইমেইল করার সময় কিছু কৌশল অবলম্বন করতে হবে।

তার আগে জেনে নেয়া যাক কী কী কারণে আপনি রিপ্লে না পেতে পারেন:

১। হয়ত প্রফেসর নতুন স্টুডেন্ট নিবেন না বা তার কাছে আপনাকে পে করার মত ফান্ড নেই। কিন্তু এটাও অনেক প্রফেসর জানিয়ে দেন সাধারণত।

২। হয়ত অনেক ইমেইলের ভিড়ে আপনার ইমেইলটা চাপা পড়ে গেছে।

৩। আপনি হয়ত জেনেরিক টাইপ ইমেইল করেছেন অথবা আপনার লেখাটা গোছানো না। এসব ক্ষেত্রে প্রথমে আপনাকে যেটা করতে হবে সেটা হল টাইম ঠিক মত মেইন্টেইন করা। আমেরিকায় শনি-রবি ছুটি থাকে তাই এই দুইদিন অধিকাংশ প্রফেসর ইমেইল চেক করেন না। আপনি যদি এসময় ইমেইল করেন তাহলে পরবর্তী কার্যদিবসের আগে হয়ত আপনার ইমেইলটা চাপা পড়ে যাবে। তাই আপনি ইমেইল করবেন বাকি ৫ দিনের আমেরিকাতে যখন অফিস শুরু হয় তার কিছুক্ষণ আগে। তাহলে তারা অফিসে এসে যখন ইমেইল চেক করবে আপনার হয়ত প্রথম দিকেই থাকবে। তাছাড়া এসময় তারা একটু ফ্রেশ মুডে থাকে। তারপরও যদি রিপ্লে না পান তাহলে ২-৩ দিন পরে একটা ফলো আপ ইমেইল করতে পারেন। যেমন-

Dear Professor,

I emailed you five days ago. Perhaps, you are busy in your working. My today's email is just for remembering, I am waiting for your kind response.

Sincerely, Torikul.

এরমকম ইমেইলের উত্তরে প্রফেসর আমাকে লিখেছেন- apologize for the delay. I will be contact with you next week. Sincerely, Dr Benedict

আরেকজন প্রফেসর লিখেছেন- Thanks for following up on this likely your email just got lost in the clutter of too much email. Anyway, let me respond to your questions and information below.

আসলে এরকম ফলো আপ ইমেইলে প্রফেসরদের খুশি হওয়ারই কথা কারণ এটা দিয়ে তারা বোঝে আপনি আসলেই তার প্রতি সিনসিয়ার। তারপরেও যদি রিপ্লে পান তাহলে অন্য প্রফেসরেকে ইমেইল করেন। একই সাথে একই ইউনিভার্সিটির একাধিক প্রফেসরকে ইমেইল না করাটা ভালো। কানাডার অনেক ইউনিভার্সিটির মত আলবার্টা ইউনিভার্সিটিতে আমার ডিপার্টমেন্টে অ্যাপ্লাই করার আগে প্রফেসর ম্যানেজ করতে হয়।

আমি কয়েকজন প্রফেসরকে ইমেইল করে কোনো রেসপন্স না পেয়ে গ্রান্ড কো-অর্ডিনেটরকে ইমেইল করছি যে “আপনার ইউনিভার্সিটিতে পড়ার আমার খুবই ইচ্ছা কিন্তু এখানে অ্যাপ্লাই করার পূর্ব শর্তই তো সুপারভাইজার ম্যানেজ করা। আমি কয়েকজনকে ইমেইল করেছি কিন্তু কেউ আমাকে রিপ্লে দেয় না। এখন আমি কি করব?”। আসুন দেখে নিই উনি আমাকে কী পরামর্শ দিয়েছেন। এতক্ষণ তো আমি আমার মত করে বললাম কিন্তু তারা তাদের জায়গা থেকে আসলে কি এক্সপেক্ট করেন। নিচের উত্তরটা দেখলে বুঝতে পারবেন।

Dear Torikul,

If the professors are not answering you, it may be because they are not accepting new students at the moment. You will either need to contact alternate faculty members in your area of interest or look at other universities who are able to commit to accepting you. It is extremely important that you do not send generic emails to every professor in our department. When professors see you do this, they may get the impression that you are not serious about their research. You need to remember that you are basically trying to Osell yourself to the professor, and create enough interest that they will respond positively to your email.

In order to do this, you should visit the professors page (available under Step 2 of the Admission Process <http://www.afns.ualberta.ca/Graduate/Admission Process.aspx>) and investigate their current research projects. With this information, you will personalize your emails to each professor and relate your educational background, experience and interests to their specific research area.

It is somewhat like applying for a job - you need to tailor your correspondence to each professor and make them want to admit you. Please only write to those professors who match your background, education and experience - this is crucial.

You will need to speak about their research, why you are interested in their projects and how you are an excellent fit for their lab. If you do not receive a response, it is best that you begin looking at other departments or universities who may have a spot for you in their lab.

I hope this information is helpful to you!

Nicole Dubé, BA

Graduate Administrator, Admissions

Faculty of Agricultural, Life and Environmental Sciences

2-10A Agriculture/ Forestry Centre

University of Alberta

Edmonton, AB T6G 2P5

Phone: …………

Email: …………

এটা ছাড়াও অনেক ইউনিসিটির ওয়েব সাইটে তাদের প্রফেসরদেরকে ইমেইল করার গাইডলাইন পাবেন।

কখন থেকে ইমেইল করা শুরু করবেন?

মোটামুটি থার্ড ইয়ারের শেষের দিকে বা ফোর্থ ইয়ার থেকে শুরু করতে পারেন। এটার আসলে কোনো ধরাবাঁধা নিয়ম নেই।

কোন ধরনের আইডি ব্যবহার করবেন?

আমি সাজেস্ট করব জিমেইল। ইমেইল করার সময় এটা মেনে নিয়েই করতে হবে, হয়ত অধিকাংশ প্রফেসর আপনার ইমেইলের উত্তর দিবেন না। আমি রিপ্লে পেয়েছি প্রথম দিকে ১০-১২% এর মত। শেষ দিকে প্রায় ৪০-৫০% এর মত যার একটা বড় অংশ ফলো আপ ইমেইলের পর। তারপরও যারা হয়ত রিপ্লে দিবে বলবে ফান্ড নেই, নতুন স্টুডেন্ট নিব না, এম এস ছাড়া নিব না আরো কত কত সব অভিনৰ অজুহাত! কি আপন কেও মনে রাখতে হবে এতসব নেগেটিভ উত্তরের ভিড়ে শুধুমাত্র একটা পজিটিভ উত্তরই আপনার ভাগ্য বদলে দিতে পারে!

লিখেছেন: তরিকুল ইসলাম, সংগ্রহ ও সংশোধন করেছেন: মু. সাইফুল ইসলাম